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企業の会計における「仕訳」の役割を理解しよう

簿記の勉強を始めた人、経理の実務を担当した人が最初にぶつかるのが「仕訳」の壁です。

とりあえず「仕訳」という“左右セットで作るメモみないなやつ”が会計処理の基礎であることが分かってきた。一方で、「仕訳」がその後“どのように使われているか”がわからない。

この記事では、その「仕訳」にはどんな役割があるかを説明します。

「仕訳はすべての基本だから大事」と言われる正体

基本となる「仕訳」の役割は会計帳簿作成

少し極端なことを言うと、すべての会計帳簿は仕訳さえあれば完成します。

企業において、どんな些細なことでも経済実態を伴うと取引や意思決定があれば、会計仕訳が発生します。

企業の経済活動の例
  • モノを買った、売った、貰った、壊れた
  • 持っている資産の価値が変わった
  • 事業の一部を止める判断をした

とにかく、直接的に現金や預金が動かなくても、何かすれば仕訳処理が必要になります。

会社の経済活動を数字で表現するのが会計であり、その全ての始まりが“仕訳”という形をした“情報”なのです。

簿記の教科書に習って言えば、個々の仕訳は順々に仕訳帳という会計帳簿に記載されます。そしてその仕訳帳にすべての必要な仕訳が網羅されれば、それですべての会計帳簿は完成します。

会計帳簿作成の流れ

「仕訳帳」→「総勘定元帳」→「試算表(精算表)」→「損益計算書」「貸借対照表」

仕訳帳は時系列で個々の取引を表現した日記のようなものです。その仕訳帳から、勘定科目ごとに集計し直したものが総勘定元帳です。総勘定元帳の合計欄を集計したものが試算表で、それを分割したものが損益計算書と貸借対照表です。

少し細かく書きましたが、要は「仕訳帳さえ作ってしまえば、転記したり集計したりするだけで他の帳簿も作成できてしまう」ということです。

簿記の検定試験では、設問に従い仕訳を考え、解答用紙にある会計帳簿の穴埋めをするパターンが多く出題されます。簿記一巡の手続きを把握しているかを試す趣旨で作られた問題の形式です。そのため、実務未経験の簿記学習者は、すべての会計帳簿を人の手で作るような感覚になってしまいます。

しかし安心してください。実際の企業の経理部門では、情報処理が効率化されており、決まった規則に従った集計は自動で帳簿が作成されるような仕組みができています。

会計ソフトにおける「仕訳」の役割

上述の通り、現代の会計ソフトの機能であれば、仕訳さえ入力すればあらゆる会計帳簿、決算書が自動で作成されるようになっています。

簿記の教科書では、仕訳1つ1つが仕訳帳から各会計帳簿に転記され、精算表から財務諸表が作成されるということが書かれています。それだけ読んだだけでは、あまり現場の実務のイメージが掴めないでしょう(私がそうでした)。

会計ソフトを使用した実務では、仕訳入力さえ行えば以下のような帳簿類は自動作成されると考えてOKです。

基本的な会計帳簿
  • 仕訳帳
  • 総勘定元帳
  • 残高明細書
  • 補助元帳(簡易のもの)
  • 試算表/精算表
  • 現金出納帳
  • etc…
基本的な財務諸表
  • 損益計算書
  • 貸借対照表

※企業が作成する重要な書類として以下2つも存在します。工夫が必要ですが、先進的な企業は自動作成できています。

  • 株主資本変動計算書
  • キャッシュフロー計算書

会計ソフトに対し、仕訳入力するだけでこれだけの会計帳簿や資料が作れてしまいます。「仕訳」はすべての会計処理の基礎になっており、会計データを構成する情報そのものです。

「仕訳は大事」と言われる理由、ご理解頂けたと思います。

仕訳入力時の手間と経理部門の手間はトレードオフ

仕訳作成の際に、最もシンプルに情報を絞ると「勘定科目」と「金額」のみあればいいという話になります。しかし、多くの企業では、それ以外にも「取引部署」や「消費税上の扱い」といった情報を付加して仕訳を補完します。

その分だけ仕訳データを作成する人の手間は増えますが、補完された情報を上手に使うことで経理部門で集計する業務が楽になることがあります。

このあたりのバランスは企業風土や経理部門と現場の力関係によって変わります。

会計帳簿作成だけじゃない「仕訳」の役割

仕訳データの集合は、自ずと「会計のデータペース」となり活躍します。後から何を参照しようとするとき、会計データが必須であり、上手く使うことができれば非常に役立ちます。

管理会計のための分析資料が作成できる

会社の利益が増えた(減った)という結果が出たとき、その原因を知ることは、経営において非常に重要だということは想像に難くないと思います。

例えば、損益計算書を見て「売上げは昨年と同じくらいなのに、経費が増えて利益が減った」ことがわかったとします。しかし、項目が粗いので、それ以上のことは分かりません。

そのようなときは、会計データから経費の明細(内訳)を参照し、前年のデータと比較することで、より詳細な理由が把握できます。分析をすることで「どこの部署でどんな経費が増えたのかがわかる」のです。

分析がなければ、原因がわかりませんので、改善策も考えられません。また、何かしらの改善を試みたとき、それがどれほど効果があったかを知ることもできません。

自社の経営に役立てる会計データの活用を「管理会計」と言います。多くの資料は、今年の実績を、予算や前年の実績と比較することで分析をするよう作成されます。何かを新たに分析をするときは、どのように分析対象の仕訳(取引)を切り取って、どのように比較表を作るかが腕の見せ所となります。

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税務申告のための基礎データとして使える

企業には国や地方から税金が課されています。代表的なものでいうと、法人税、住民税、事業税、消費税、固定資産税などになります。

これらの税金の計算は、基本的には会社の会計データを元に計算します。そのため、財務諸表作成のために登録された仕訳データは、税務申告を行う際にも参照され、申告書の内容に織り込まれます。

例えば、法人税を計算するためには、税務調整と言われる作業があります。会社の利益に何らかの数字を足したり引いたりするのですが、その何らかの数字は会計データを参照しピックアップすることになります。

会計(決算)と税務(申告)は密接な関係にありますが、いずれも仕訳を元にした会計データから成果物を作ることになります。

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簿記の勉強でも現場の実務でも仕訳を考える力が重視される

ここまで色々書きましたが、総括すると何をするにも会計データが必要で、それは仕訳の集合であるというお話でした。

経理の現場では、ルーティン(繰り返し)となっている取引については、仕訳は定型化されています。何も悩むことはなく、お決まりの勘定科目で処理をします。

重要なのは、頻度が高くないもの、取引が複雑なもの、会計処理が複雑なものについて、人が検討したうえで処理する仕訳です。

勘定科目や金額を決めるために、取引の実態を正確に把握し、適応される会計基準に当てはめた適切な仕訳を導き出す力が評価されます。

そのために必要な心構えは2つだけす。

  • 取引の現場にいる人からしっかり情報を引き出す(コミュニケーション能力)
  • ロジカルに物事を捉え会計基準に対し謙虚に向き合う(論理的思考と責任感)

周囲から信頼される経理部門のスタッフは、基本的に備えている能力だと感じます。

デスクに座り、電卓を叩いていたり、周囲と会話せずパソコンに向き合っているだけの経理マンは、時代遅れでありAIに代替されてしまうでしょう。

私の周囲の優秀な社員は仕訳をどう考える?

少し悩むような取引の仕訳を整理する際、優秀な社員はスピーディーに正確な処理を導きます。

彼らはまず取引の実態を正しく知ろうとします。会計知識がない他部門の現場の担当者から、その取引に関する資料を取り寄せヒアリングを行います。

そして、自分が確からしい答えを出せないと感じれば、分かる人に相談します。場合によっては部門内にいる同僚だったり、会社が顧問契約を結んでいる会計士や税理士に確認を取ります。

分からないもの、悩ましいものを一人で検討している時間ほど無駄なことはありません。迅速に正確な処理をするために必要なことだけを行うのです。

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