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経理に必要な法務(総務)・システムとの関係構築力

経理部門は、企業の中にある一つの部署です。

会計事務所や税理士事務所とは異なり、自社のために他部門から情報を集め、自社の会計処理を取りまとめます。

今回の記事で伝えたいメッセージは「経理(自部門)の都合だけで物事を語る経理部員になってはいけない」ということです。

経理部員は、経理の知識を持つ専門家であると同時に、企業の一員です。仕事をするためには、経理部門内で完結できないことが多くあります。

今回の記事では、経理部門と法務(総務)・システムといった、他の間接部門との関係構築についてまとめたいと思います。

健全で良好な関係を構築し、自社のために経理として必要なことを行うことを遂行できるのが「強い経理」です。

経理と総務(法務)・システムの仕事での接点

経理と総務(法務)との接点

経理と総務(法務)の接点について解説します。

ここで「総務(法務)」と表現しているのは、会社によって総務に法務を兼ねている場合や、役割分担が異なる場合があるためです。いずれにしても、どちらかの部署と関わると考えておきましょう。

両部門は密に情報交換を行い、「株主総会招集通知」「有価証券報告書」を一緒に作り上げます。

まずは株式会社の一大イベントである株主総会、その招集通知の作成からご説明します。

経理部門は総会当日を仕切るわけではありませんが、事前に株主へ送付する書類である招集通知の一部を作成します。

上場企業の経理部が解説する“株主総会招集通知”作成の裏側

また、その後も総務・法務と分担を行い、有価証券報告書の一部を作成します。

上場企業の経理部が解説する“有価証券報告書(ゆうほう)”作成の裏側

経理と総務(法務)、相互に持っている情報を持ち寄って、会社として外部に情報を開示しているんですね。

また、法務局に対する登記や税務署への届け出といった法人として必要な手続きに関しても、スムーズに手続きができるよう連携しています。

この手の手続きをスムーズに行うことができないと、企業としての信頼を損なうだけでなく、税務上のリスクが高まります。必要な手続きが期限までに行うことができないと、受けらるはずの税優遇も受けられなくなります。

経理と総務(法務)の連携
  • 協力して外部公表資料(招集通知・有報)を作成する
  • 連携して法務局・税務署に必要な手続きを行う
  • 取引契約書の内容と経理処理の確認
  • その他多数

いずれも多くの企業で必須となる仕事ばかりです。

経理とシステムの接点

企業は規模が大きくなると、社内にシステム関係の取りまとめ部署を設置します。ITシステム部、情報システム部、システム統括部などと呼称は様々です。

経理はその業務の性質上、様々な数字を扱い、処理をする必要があります。現在、大企業においてはそれらをデータ化し、システムを通して半自動的に業務を行います。

経理に関わるところで代表的なものは会計システムです。企業内には、それ以外にも多くの業務システムがあり、その多くは会計情報に繋がり仕訳処理がなされます。

大企業で効率化されている仕訳の入力方法4パターン

つまり、経理処理をするための情報はシステムを通して経理に提供されるため、システム部門との相互協力が不可欠です。

システム部門の人に「お手数をお掛けてしてしまう」案件ほど、よりロジカルに、フレンドリーに、その目的と必要性を説明できるコミュニケーション能力が必要です。

経理とシステムの連携
  • 会計システムの設計と維持・更新
  • 会計処理を視野に入れた業務システムの維持・開発
  • 法律制度変更対応や業務効率化
  • その他多数

現代の企業経営の効率化に必要な仕事です。

経理と他の間接部門との関係構築で得るモノ

スペシャリストほど関係構築力が必要となる

企業の社風や、個人の考え方の違いによって、経理部門が他の間接部門とどのようなコミュニケーションの取り方をするかが異なります。

資料の受け渡しの締め切り日のスケジュール調整一つとっても、経理の都合が優先できるのか、他部門からの要望に応えるのかを考える必要があります。案件によってケースバイケースで、企業を一体として見たときの全体最適となる調整があるべきだからです。

部門間を跨ぐ調整は、担当やその上長を通して行われます。そこで問われるのが、他部門との関係構築力となります。

目指すべき全体最適は、立場や状況が違えばそれぞれ利害や考え方が異なります。感情がある人間だからこそ意見を取りまとめて納得感のある調整を行うのが難しいのです。

その難しい調整をスムーズにこなすための関係構築力です。関係構築力、と簡単に言ってしまいましたが、要は普段から発言の信頼性を得られるような仕事ぶりをしているか、ということです。

信頼を得られる行動パターン=関係構築力
  • 問い合わせがあったとき、自分の職責の範囲で少しでも役立つことを伝えられているか
  • 自分が伝えるべき内容を、関係者を待たせることなく可能な限り早く共有しているか
  • 自分の手間が増える仕事も、自分がやるべきだと思ったら嫌な顔せず受けられるか

フェアに仕事ができるる人は信頼を得ることでき、良好な関係を築くことができます。

経理という会計のスペシャリストは、社内の数字に関する取りまとめを行う部署であるため、他部門との調整が多く発生します。専門性を頼りに社内から様々な依頼を受けたり、数字を貰うため依頼を出したりします。

社内において、会計のスペシャリストとしての役割があるからこそ、関係構築力が求められるのです。

関係構築力があると仕事の難易度を下げられる

経理で働いている人の中には、なるべく他部門、他者と関わりたくないと考える人もいます。しかし、私の知る限り、そのような人は逆に苦労を背負い込んでいるように感じます。

他の間接部門と仕事で関わらないようにしても、限度があります。必ず協力し合わなければうまくいかない仕事があります。そうであるなら、いっそ腹をくくってフェアに仕事に取り組むべきです。

他部門の担当者からも信頼を得られるなら、良好な関係の構築力があるなら、仕事は格段に上手くいきます。特に日本企業だとそれは顕著です。他部署担当のわがままによって、些細なことでも必要以上の手順を踏まないと反発され滞るような面倒な事態になることがあります。そのような無駄を避けるにも、関係構築力はあるに越した事がないのです。

パートやアルバイトの方に対しても同じです

仮にあなたが正社員でも、それはパートやアルバイトの方に対しても同じです。彼らに対し、いつ自分がどのような依頼(お願い)をするかもわかりません。同じ企業で働いている限りは、雇用形態関係なく、フェアであるべきでしょう。それがあなたの信頼を高めます。

以上、「経理に必要な法務(総務)・システムとの関係構築力」でした。

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