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経理の実務をご紹介(単体決算編)|職場のリアルな風景

今回のキーワード 決算 単体 実務 経理部 職場

株式会社は会社法の定めにより、経理の情報をまとめて決算書を作成する必要があります。

上場企業の経理部が解説する“株主総会招集通知”作成の裏側

決算書=財務諸表(損益計算書/貸借対照表)などは聞いたことはあるけど、決算では実際にどんなことを行っているのでしょうか。経験者の視点で経理部門の実務を解説します。

決算業務は企業会計のゴールでありスタートです

単体決算の機能についてはこちらの記事を参照下さい。

経理の面白さ(単体決算編)|仕事内容の理解と志望動機の参考に

決算ではその会社のすべての取引の情報を仕訳としてデータベース化し、それを集計して財務諸表を作成します。

経理の仕事、ひいては会社の事業活動は、決算なしにはありえません。

例え実際には多少間違えたとしても、必ず円単位で“適正とされる”財務諸表を作成する必要があります。

決算の位置づけの確認
  • 収益性や資金面における会社の状況を把握する
  • 決算書の作成は法令でも義務付けられている
  • 実際の企業では法令の定め以上の頻度で決算を行っている

企業規模が大きくなれば、法令では年1回、もしくは年4回の作成しか義務付けられていない企業でも、毎月決算書を作っていることがほとんどです。

経営層やマネジメント層は、会社の成績が好調かそうでないかで事業戦略を変えたり、必要な施策がないかを検討します。

想像に難くないと思いますが「数ヶ月に1回、もしくは年に1回といったペースでは遅い」とされるケースが多いです。世間のビジネスの流れに追いつけないよな経営の舵取りは許されません。

決算処理によって決算数値が決まります(=ゴール)。そしてそこから社外への報告書や経営に活かす為の分析資料を作成していきます(=スタート)。

実際の職場の風景を切り取って見てみよう

月次決算でタイムリーな決算数値の確認

決算整理仕訳処理と会計帳簿の締め

会計帳簿を締める

決算数値を固めるためには、すべての会計仕訳が会計ソフトに入力されている必要があります。この入力が完了された状態を「会計帳簿が締まっている」といいます。

決算の担当者は、一般的な売上や経費の仕訳の入力が完了したあと、“決算整理仕訳”と言われる最後の仕訳入力を終え、会計帳簿を締めます。

「決算の成功、失敗は事前準備が9割」だと感じます。

  • 仕訳入力の担当者に決算スケジュールを事前連絡を行う
  • 期末日までに事前に入手できる資料を関係者に貰っておく
  • 期末日以降にしか入手できない資料を依頼しておく
  • 期末日翌日から各担当者による仕訳処理が行われる
  • すべての一般的な仕訳処理が終わったあと、決算整理仕訳を行う

1ヶ月の間に行われた取引すべてについて仕訳処理が行われ、決算特有の仕訳を入れ終えれば完了です。

企業の規模が大きければ仕訳入力を行う担当者も多くなるため、事前のスケジュールの組み立てが重要になります。決算整理仕訳は、会社全体の数字を把握できる単体決算担当者が担当するのが一般的です。

基本的にはすべての取引を伝票をもとに仕訳入力を行えば、会計帳簿が締まります。ただし、ときに決算整理仕訳と同じく特別な仕訳処理を行わなくてはいけません(例:貸倒引当金、減損など)。

単体決算担当者(またはチーム)は、1つの会社の決算を担当するにあたって、全般的な会計知識が必要になります。

財務諸表と分析資料の作成

財務諸表の作成

会計システムにすべての仕訳データの入力が完了したら、基本的にはボタン1つ押せば財務諸表が自動で作成されます。

(システム化されていれば手間はほとんどありません)

同時に、損益計算書は予算や前年と比較して差異を表示したり、一部の項目について詳細を表示した表を作成し分析を行います。分析資料は会社や上司の考え方次第で、資料作成の負担がピンキリです。

  • 会計システムにすべての仕訳データが入力されたことを確認する
  • 会計システムから基本的な会計帳簿を出力して保存する
  • 会計システムのデータを元に損益計算書、貸借対照表の分析資料を作成する
  • 作成した分析資料をチームの上司やチームのメンバーに共有して必要があれば修正を行う

昨今の進んだ会計システムでは、仕訳データの入力を終えるだけで、基本的な会計帳簿(仕訳帳/総勘定元帳/試算表など)が自動で出力できます。

損益計算書や貸借対照表も自動で出るシステムも多いです。

では、人間は何をするか。

会計データからそのまま作れない資料や、人事情報(人員数)など別システムで管理しているようなものをエクセル等を使って作成します。または、そのときトピックとなっていてより詳細な分析が必要な資料をタイムリーに作成します。

財務諸表や分析資料の作成者は、「業績がどのように変化しているか」「直近でどのような動きがあるか」を考え、必要に応じて資料の修正や追加を行います。

難しいのは、なんでもかんでも資料を作っていると仕事の効率が落ちてしまうことです。不要な資料を作ることほど無駄な作業はないからです。資料作成の選定は、分析資料を受け取る部門長や役員とのコミュニケーションが大事になります。

業績報告資料の作成

業績報告資料の作成

役員への報告や経営会議等に使用する報告資料を作ります。業績の報告は役員が集まる経営会議の議題のなかに毎月織り込まれます。

会議体にもよりますが、紙面で行うよりは財務諸表や分析資料をパワーポイントに張り付けて、要点を説明していくのが一般的かと思います。

大体の企業における資料作成は、EXCELとパワーポイントを使って作っているのが実情なのではないでしょうか。

当然会議内では質問等が出ることも想定できるので、いざというときに備えて予備資料も用意することも多いです。

四半期決算・年度決算は法令で作成を義務付けられた資料あり

非上場も含め、すべての株式会社で作成が義務付けられていれるのが、会社法で定められている決算資料になります。

グループ経営をしている場合でも親会社、子会社それぞれ作成しなければいけません。

上場企業の経理部が解説する“株主総会招集通知”作成の裏側

ちなみに連結決算を行う親会社は、子会社と決算を合算し、さらに充実した開示資料を作りことになります。

外部報告用の資料の作成

単体決算であれば会社法、上場企業であれば金融商品取引法といった法令や規則に従い、財務諸表や決算の説明資料を作成します。

いわゆる利害関係者(ステークホルダー)に対する外部報告のための資料です。

会計データさえあれば、多くはそれらの集計のみで外部報告用の資料が作れてしまいます。

ただし、決算書1つとっても、社内用ではない法令や規則で定められた形式に合わせて作りなおす必要があります。

  • 決算前に事前に会計データ以外の情報で必要なものを他部門に依頼をしておく
  • 決算確定後、会計データや取引の証憑をもとに各種外部報告用の資料を作成する
  • 作成した資料を社内で確認後、会計士監査のために資料を提出する
  • 問題がなければ外部開示を行う

外部報告用の資料は、社内で決算を行い、社内向けの報告資料を作成した後になります。決算の利益やその分析を経営層に報告したあと、初めて外部報告への作業に移っていきます。

だんだん決算作業が辛くなってくるタイミングで作業をすることになるので、慌ててミスをしないように事前準備でできることはなるべる済ませておくことが大事です。

外部報告用の資料の作成は、財務会計の基礎知識を改めて勉強する機会になります。社外に出す資料は間違ってはいけないので、緊張感はありますが、自分の成長に繋がる仕事だと捉えて取り組みましょう。

決算担当者が予算編成の取りまとめをすることも

単体決算担当者は、予算の取りまとめを担当するケースも多いです。予算業務は、将来の決算書を計画で作る作業です。

以下では簡単に書きましたが、実際には答えのない決算をするようなものなので、調整が大変になってしまうことも多いです。

  • 営業部門に売上の目標を確認する
  • 製造部門に原価の予想を確認する
  • 管理部門に経費の予想を確認する
  • それらの情報を集計し計画数値を取りまとめる
  • 予算の損益計算書や貸借対照表を作成する

 

年に1回の作業がばかりなので、マニュアルの整理や効率的な作成方法を模索しなければ、業務不可が高く疲弊してしまいます。

他部署との事前調整はもちろんですが、部署内でよく準備をしておきましょう。

経営層は予算を重視します。そこには将来に向けてどう経営していくべきかが表現されているからです。

単体決算担当者として大事にしたいこと

連結決算の担当者も業績の分析を行いますが、多くの場合単体決算担当者が分析した情報を取りまとめることになります。

企業の業績管理や分析のキーマンは単体決算担当者といっても過言ではありません。

分析の結果、企業のアクションが決まり、企業がより利益を上げることができたら担当者冥利に尽きるのではないでしょうか。

企業の分析をするうえで重要なのは、いかに「感度を高く数字を読むことができるか」です。同じ資料を別の人が見ても、重要なポイントを見つけれらる人とそうでない人がいます。

「ただ作った資料を出せばいい」と考えてしまったら、成長はありません。愚直に会社の事業の仕組みや商品の特徴を把握していくことが、レベルの高い気付きに繋がっていきます。

財務会計と管理会計の違いを知って就職活動を有利に進めよう

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