実務に取り組む中で起こる「仕訳がわからない」という課題について、その理由と解決策についてパターンを分けて解説します。
経理部門のなかで、何を担当していたとしても仕訳を整理する能力は必須となります。一方で、配属されたばかりの方にとっても、経理として経験を積み始めた方にとっても、誰でもぶつかる可能性のある壁となっています。
なぜ「仕訳がわらかない」のかを考えてみて、クリアにすべき課題を見つけましょう。
仕訳を間違えることは非常にリスクがある
まずは、なぜ会計処理の1つである仕訳を間違うとどんな問題があるでしょうか。上司や先輩に指摘されたりすることが問題の本質ではないのです。
会計や税務におけるミスとなり社会的信頼を失う
仕訳は決算書作成、税務申告書を作成する元ネタです。仕訳の集合が会計データベースとなり、それを加工することで決算書を作ることができるわけです。
極端なことを言うと、仕訳を間違えてしまえば、会計データを元に作る「決算書」「税務申告書」は間違ったものになってしまうということです。
取引先に迷惑をかける可能性がある
現在の会計システムでは、仕訳データに支払い先の情報を付与して、振込手続きまで繋がった処理をしていることがあります。
例えば、仕訳入力時に「消耗品費/未払金(A商店)」とすべきところを、間違えて「消耗品費/未払金(B商店)」とセットしてしまったとします。
企業は効率化により、仕訳の情報から支払い処理まで連携されている会計システムを使っている場合があります。そのとき、間違いは、本来払うべき会社ではない、別の会社にお金を振り込んでしまうことに繋がります。
取引先とのトラブルになることは、想像に難くないでしょう。
私も過去、よくチェックせずに仕訳を承認してしまいました。後日、営業部門から問い合わせがあり、正しい振込先に支払われていないことが発覚します。
この事実を聞いたとき、ヒヤッと背筋が凍る思いをしました。そのときは運良く事なきを得ましたが。今でも、仕訳をチェックするときは、支払先だけは重点的に確認しています。
経理の実務で仕訳がわからない理由と解決パターン
とくかく仕訳を間違うと“ろくなことにならない”のはご承知頂けたと思います。では、仕訳がわからない理由を3つに分け、解決策を確認していきましょう。
基礎中の基礎(仕組み)がわかっていない
こればかりは日商簿記検定3級のテキストを読むのが1番です。断言できますが、半端な実用書を読むより検定試験用のものを使う方がよっぽど早いです。1,000円前後のやつで十分です。必ずテキストの最初の方に、仕訳、複式簿記の何たるかが解説されています。
現場の取引の実態がわかっていない
不注意や慢心がこの手のミスを生んでしまいます。取引実体の確認を怠り、思い込みで仕訳を決めてしまったりするんですね。
リスクがあるのは以下のようなケースが多いと感じます。
- 関係する会社が複数に跨る複雑な取引
- 口約束等で契約内容がはっきりしていない取引
- 前例がなかったり、数年に1度のような珍しい取引
まずは、社内の取引当事者に問い合わせることが必須です。そして、その取引の内容が分かるような資料、証憑(しょうひょう)を取り寄せます。
いつ、誰が、何のために、何をしたか、結果的に何が起きたかを情報収集します。情報を集めることでしか、その取引の全貌は明らかになりません。
もし不明確なところがあれば、取引当事者に対し明確にしてもらうよう依頼をします。場合によっては、取引相手と改めて事実関係を確認してもらうことが必要です。
それで初めて、その取引に合った会計仕訳が浮かび上がってきます。
取引において、曖昧にしていい話があってはなりません。商売のうえでも、あとで揉め事になります。情報収集は、正しく会計をするためでもあり、会社を守るためでもあるのです。
特別な会計処理に必要な規則がわからない
シンプルでない、複雑な論点とされる会計基準に関する仕訳は、適切な勘定科目の選択や計上する金額の計算が独特のものになります。
退職給付会計、ヘッジ会計(デリバティブ取引)、税効果会計、外貨建て取引、etc…
これらの取引(だいたいは日商簿記検定1級で学習します)については、専用の会計基準があります。仕訳処理の方法が決められている取引(論点)については、正しい知識が必要となります。
自分の知識が不明確なときは、客観的事実から正しい(あるべき)処理を確認します。
今の時代、インターネットや書籍で確認ができれば、答えが見つかることも多いでしょう。ただし、見つけた解答が、教科書的な一般論しか記載がなかったり、自社の取引にそぐわないものであることがあります。
特に金額的、もしくは質的に重要と思われる取引については、外部専門家に確認を取ることが重要です。実務においては、資格試験と異なり、あらゆる手段を使って正しい答えを見つけることが必要です。
取引が関係する会計基準をちゃんと調べるということが必要なんです。
会計処理の考え方に対して不安がある場合は、自社の考え方をまとめてから事前に監査法人に確認を取ることでリスク回避ができます。税務上の取り扱いについては、顧問税理士に相談しましょう。
なお、監査法人との監査契約は、会計士の独立性を強く問われます。会社を第3者的立場から監査するためです。会社の代わりに会計処理を考えてもらうような依頼はできません。
謙虚に調べる、人に聞くことができれば大丈夫
勉強が好きな方は、日商簿記検定(3級、2級、1級)を学習するのは大変おすすめです。基礎から応用まで様々な仕訳のパターンを知ることができます。
しかし結局のところ、実務のなかでは、実際に自社で起きたオリジナルの取引について会計仕訳の処理をすることになります。会計基準に詳しくても、その取引の場合はどう考えるべきかを確認しなくてはいけません。
大事なことは、どこか引っかかるのを感じながらも、考えないようにして処理を進めてしまうことです。
自分の知識が足りないところは、社内外問わず「知っている人」から聞く。そのコミュニケーション能力があれば事故を防ぐことができます。